一般事務は女性にとても人気な職種の一つです。しかし中には「一般事務って地味でやりがいがなさそう…なぜ人気なの？」と思う人もいるのではないでしょうか。そこで今回は、具体的な一般事務の仕事内容やなぜ人気なのかを解説した上で、未経験でも転職成功できる方法を解説します。
一般事務の仕事内容は？
オフィスワークが基本
一般事務の仕事はどんなものがあるのでしょうか。会社や部署によっても内容は変わってきますが、基本的には業務のほぼ全てがオフィスワークです。
具体的には以下のような作業を行います。
- ファイリング
会社の膨大な資料を日付ごとや種類別に分類してファイルに整理します。地味な作業ですが、いつどんな資料が必要になるかわからないので、いざという時にさっと資料を出せるようにしておく必要があります。
- データ入力
顧客の情報や売り上げデータをパソコンに入力していく仕事です。ちょっとした入力ミスが大きなトラブルを招く可能性もあるので正確さが求められます。
- 伝票処理・整理
会社で起きるあらゆるお金の動きをその都度伝票に入力し整理していきます。ここでもミスなくこなすことが求められます。
- 郵便物の発想・仕分け
会社から発送する郵便物をまとめて発送しに外出したり、届いたものを部署や人ごとに仕分けます。
- 備品管理・発注
文房具やコピー用紙、トナーや名刺といった備品の管理・発注を行います。またコピー機やパソコンなどに不具合が発生した場合は、そのメンテナンスも依頼します。社員がスムーズに仕事ができるようにするには欠かせない仕事です。
- 電話対応
部署や会社宛にかかってきた電話を担当者につなぎます。電話は２コール以内に出るのが基本で、的確に用件を伺い臨機応変に対応する必要があります。
- 来客応対
会社に来客があった際に待合室や会議室に案内し,お茶出しなどを行います。会社の顔として失礼のないマナーやコミュニケーション能力が求められます。
よく間違われる事務と一般事務の違い
よく事務＝一般事務だと思っている人がいますが、それは正確には違います。事務というのは一般事務、営業事務、総務事務、経理事務などの総称を指します。つまり一般事務は事務の一種ということです。そのため一般事務をイメージして事務求人に応募してみたら実際は営業事務で思っていたのと違った！ということが起きないように、求人を探すときは職種だけでなく仕事内容もよく確認するようにしましょう。
なぜそんなに人気なの？
一般事務の仕事内容を説明してきましたが、ここまで聞いて「地味な仕事だな…」と思った人もいるかもしれません。では事務職はなぜ女性に人気なのでしょうか。
続けやすい
まず、続けやすいという点が上げられます。一般事務の仕事は基本オフィスワークで座り仕事なので、外回りの多い営業などに比べて体力的に楽です。そのため結婚・出産後も仕事を続けたい女性にはぴったりの仕事でしょう。
ワークライフバランスの充実
次に、ワークライフバランスを充実させやすいという点です。事務は他の業種と比べて基本土日休みで残業も少なく、定時で帰りやすい傾向にあります。その分給料も少なめですが、仕事帰りに友人と待ち合わせたり、旅行の計画なども立てやすいので、プライベートの時間もしっかり確保したい人には魅力的です。
特別なスキルがいらない
上で紹介した通り、一般事務の仕事は基本単純作業で一度覚えれば特別苦労することなくできる仕事です。ある程度パソコンが使えるといいくらいで特別スキルもいらないので、未経験でもチャレンジしやすいと人気です。
一般事務に転職するには？
一般事務が女性に人気な理由がわかったところで、ではいざ一般事務に転職するにはどうすればいいのでしょうか。
人気ゆえに狭き門？
「未経験でも始めやすいとはいってもその分倍率も高いんじゃない？」と疑問に思った人もいると思います。では実際に求人倍率データを見てみましょう。
これを見てわかるとおり、事務職は倍率が0.24倍となっており、やはり他の職に比べて倍率が高いことがわかります。また近年のIT化による事務処理の減少も影響しているでしょう。
若い方がやっぱり有利？― 20代の若い女性が有利な傾向
未経験だとやはり20代の若い女性が有利な傾向にあります。なぜなら、事務という仕事においてはスキルと同じくらい頼みやすさも重要だからです。また、どうせ未経験でとるなら長く働いてくれそうな若い人を取るのは、ある種どの職種でも言えることです。
場合によってはベテランが優遇されることも
場合によっては事務の経験があるベテランが優遇される場合もあります。具体的には、一般事務の中でも難しい資料作成や経理の知識が求められる仕事を担当する場合です。そのため一概に若くないと事務は受からない、というわけではまったくありません。
とっておくと有利な資格は？
WordやExcelの基本操作
先程も紹介したとおり、一般事務の仕事は基本デスクワークです。そのためWordやExcelといったオフィスソフトは一通り使えるといいでしょう。
簿記、秘書検定、ITパスポートなどの資格
これらの資格は必須ではありませんが、とっておくと有利になることもあるでしょう。特に秘書検定は電話対応や来客応対に必要なビジネスマナーがしっかり身についていることをアピールできます。
派遣から正社員を目指すのも手
近年では初めから正社員で取らずに派遣から採用する傾向にあります。そのためゆくゆくは正社員を目指す人も,まずは派遣で経験を積んでから正社員を目指すのがおすすめです。
転職サービスを活用する
転職活動を成功させる上でまず重要なのは、優良な求人を見つけることです。自力でハローワーク等で求人を探すことも可能ですが、膨大な量の求人から自分の希望に合った優良求人を探すのはとても手間と時間がかかります。しかし、転職サイトなら自分のこだわりの条件で絞って求人を探すことができるため、効率的に求人探しをすることができます。転職活動を始める際に最低一つは登録しておくべきでしょう。
一般事務の転職におすすめの転職サイト
①DODA女性転職
みなさんも聞いたことあるであろう転職業界最大手のDODAの女性に特化したサービスです。さすが最大手だけあって、他に比べて求人数が圧倒的です。また、キャリアアドバイザーも女性の方が多いため、女性ならではの転職の悩みも気軽に相談できるところがおすすめです。
②JAIC（ジェイック）
JAICは既卒・フリーター・大学中退など、20代の未経験に特化した就職転職支援サービスです。未経験向けに手厚いスキル・マナー研修も受けることができ、そのサポートの厚さから正社員内定率は8割を超えています。求人探しから面接対策までスタッフが徹底的にフォローしてくれるので、就職転職未経験でどんな仕事が自分に向いているのか、具体的に何をしたらいいかわからない、という方には特におすすめです。
③type女性の転職Agent
type女性の転職Agentは、数ある転職サービスの中でも特に20～30代女性の年収upに強いと言われており、実際に年収up率も71%と非常に高いです。そのため事務職の中でも年収upを目指す20~30代の方には特におすすめです。
おわりに
いかがだったでしょうか。一般事務の仕事は地味で単純作業の繰り返しに思えるかもしれませんが、いずれも会社には欠かせない縁の下の力持ちのような仕事です。人のサポートをするのが好きな人にはとてもやりがいのある仕事でしょう。
ぜひこの記事をもとに一般事務への転職にチャレンジしてみてください。
